Dicas – como reduzir gastos com papel

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Pequenas Empesas & Grandes Negócios de 02 de junho de 2009

Medidas simples podem reduzir gastos com papel

Por Ana Cristina Dib

O desperdício de papel é um dos maiores problemas enfrentados pelos gestores e muitos empresários reclamam da falta de consciência ambiental. “É muito difícil implementar um pensamento verde nas companhias porque tem gente que não está preocupada em contribuir para a conservação do meio ambiente. As pessoas imprimem textos sem necessidade e usam a impressora para uso pessoal. Já vi funcionário imprimir na empresa uma apostila de mais de 500 páginas”, afirma Rosiane Rodrigues, responsável pelo setor de compras da Expand, importadora e exportadora de bebidas.

Porém, para empreendedores que se preocupam com a sustentabilidade e redução dos gastos, hoje já existem programas de gerenciamento que ajudam a controlar o volume de impressões e cópias. A economia pode ser de mais de 30%, dependendo da estratégia seguida.

Para Leonardo Kernkraut, diretor da área de serviços da Gomaq, empresa que desenvolve soluções nas áreas de impressão, o primeiro passo para diminuir o uso de papel é conscientizar funcionários. “Afinal, são eles quem utilizam as folhas em seu dia a dia. É importante alertá-los sobre a real necessidade de imprimir um documento. A maioria das pessoas não sabe quantas árvores são poupadas quando o consumo de papel diminui e nem quanto lixo deixa de ser produzido com o fim do desperdício”, diz.

Ele afirma que outra medida importante é programar as máquinas da maneira correta. As impressoras, por exemplo, podem imprimir frente e verso da página, o que de imediato reduz em 50% o uso de papel. Além disso, existem programas que controlam recursos e informam quem imprimiu o que e quando. “Identificar quem mais imprime já é um bom começo, pois os gestores podem conversar com o funcionário e saber os reais motivos do descontrole. É possível, a partir de então, estabelecer por usuário um número máximo de folhas impressas por mês”.

Outra maneira de diminuir gastos é contratar uma empresa especializada e fazer um projeto de reengenharia de impressão. “Com essa medida pode-se economizar 20%, podendo chegar até 30% sobre o custo real de página impressa”, diz Kernkraut.

A Nutrin, empresa de alimentação empresarial, adotou a reengenharia de impressão e está satisfeita com os resultados. Em poucos meses, o número de cópias mensais passou de 50 mil para 34 mil. “Tivemos uma média de 35% de economia, entre redução de impressões, cópias e papel. A conquista é positiva para a empresa e para o planeta. Estamos felizes em fazer a nossa parte e cuidar do meio ambiente”, afirma Odair de Arruda Junior, gerente de tecnologia da informação da Nutrin.

Confira abaixo dicas de especialtistas sobre como economizar papel na sua empresa:

Faça um treinamento de conscientização dos funcionários. Ensine-os a ter sempre em mente se impressão é mesmo necessária. Muitos arquivos são impressos apenas para leitura e depois são descartados.

Sempre que possível, utilize os modos de impressão de frente e verso da folha. Além da economia de papel, eles reduzem gastos com a compra de pastas e com espaço para armazenamento.

Reaproveite as folhas utilizadas de um só lado e faça blocos de anotações.

O toner acabou? Retire-o da impressora somente quando estiver com um novo. Isso evita que o canal de tinta seque e exija manutenção.

Embora o papel reciclado custe quase o dobro do comum, ele evita o desmatamento de florestas.

Incentive os funcionários a guardar arquivos em CDs ou em pen drives em vez de mantê-los em versões impressas.